Registro dei trattamenti
Il registro dell'articolo 30 del GDPR, con i trattamenti che la piattaforma ti propone da sola leggendo la struttura del tuo Drive, mai il contenuto dei file.
Un registro dei trattamenti che non resta fermo al primo giorno
Il registro delle attività di trattamento è obbligatorio, e nella maggior parte delle aziende è un file compilato una volta e mai più aperto. Nel frattempo nascono nuove cartelle, nuovi processi, nuovi dati personali.
In Dottor Box i campi sono quelli dell'articolo 30 del GDPR, nell'ordine della norma. E la piattaforma ti aiuta a popolarlo: analizzando la struttura del tuo Google Drive, cioè i nomi delle cartelle e non i documenti, propone i trattamenti che riconosce e li lascia come bozza da confermare.
In più segnala i casi di conservazione fuori norma: i curriculum tenuti troppo a lungo, le carte d'identità, i cedolini finiti in uno spazio personale.
Solo metadati: la piattaforma non legge mai il contenuto dei tuoi file.
Cosa ottieni
I 24 campi dell'art. 30
Raggruppati in sezioni nell'ordine dell'articolo, con i responsabili scelti dall'anagrafica aziendale.
Trattamenti proposti
La scansione di Google Drive riconosce i trattamenti dai nomi delle cartelle e li propone come bozza.
Rilievi di conservazione
Curriculum troppo vecchi, documenti d'identità, cedolini e documenti sanitari nei posti sbagliati.
Solo metadati
Nomi e struttura delle cartelle, mai il contenuto dei documenti.
Le sezioni del registro, nell'ordine della norma
Chi ha già compilato un registro dei trattamenti GDPR ritrova lo stesso schema dell'articolo 30. Chi lo fa per la prima volta segue la norma senza doverla tenere aperta accanto.
I responsabili di ogni trattamento si scelgono dall'anagrafica della squadra di risposta, la stessa usata dal Risk Assessment e dal modulo Compliance.
- Titolare e organizzazione
- Il trattamento
- Dati e destinatari
- Basi giuridiche
- Conservazione
- Valutazione d'impatto
Due automatismi che un modello Word non ha
La scansione di Google Drive
Legge solo i metadati e propone i trattamenti riconosciuti dai nomi delle cartelle. Procede a riprese: su archivi grandi può richiedere anche giorni, con l'avanzamento visibile in pagina.
La bozza da confermare
Le righe proposte sono marcate come bozza. Le confermi, le correggi o le scarti: decidi tu cosa entra nel registro.
I dati da verificare
La piattaforma elenca i rilievi di conservazione, ognuno con il motivo e il rimedio suggerito.
Quello che hai scritto a mano non viene mai sovrascritto
Rigenerare la scansione aggiorna le proposte, ma non tocca mai una riga scritta a mano. Puoi lanciarla di nuovo quando il Drive cambia senza il timore di perdere il lavoro fatto.
È la regola giusta per un documento che ha valore legale: l'automatismo suggerisce, la decisione resta di chi risponde del trattamento.
- Curriculum conservati oltre i 24 mesi
- Documenti d'identità
- Cedolini su spazi personali
- Documenti sanitari
Sono i casi che in un controllo del Garante costano caro, e quelli che nessuno cerca finché qualcuno non li trova.
Domande sul registro dei trattamenti
Chi deve tenere il registro dei trattamenti?
L'articolo 30 del GDPR lo chiede al titolare e al responsabile del trattamento. Le esenzioni per le organizzazioni sotto i 250 dipendenti sono strette: non valgono se il trattamento non è occasionale o riguarda categorie particolari di dati, come quelli sanitari dei dipendenti.
La scansione di Google Drive legge i miei documenti?
No. Legge solo i metadati, cioè i nomi e la struttura delle cartelle. Il contenuto dei file non viene mai aperto.
Quanto dura la scansione?
Dipende dalle dimensioni dell'archivio. Procede a riprese e su archivi molto grandi può richiedere anche giorni; l'avanzamento è visibile in pagina e intanto puoi lavorare sul registro.
A quali norme contribuisce
Il registro è un obbligo diretto del GDPR e, attraverso il modulo Compliance, diventa evidenza anche per le norme sulla protezione dei dati personali nel cloud.
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